Die Rolle des WEG-Verwalters verstehen: Ein umfassender Leitfaden
Das Miteigentum ist eine komplexe Organisation, die Individuen mit teils divergierenden Interessen zusammenbringt. Um diese Komplexität zu bewältigen, hat das Gesetz einen zentralen Akteur eingesetzt: den Verwalter des Miteigentums. Seine Aufgabe, seine Befugnisse, seine Verantwortlichkeiten, die Funktionsweise der Generalversammlungen, die Kosten, die Nebenkosten, die Buchhaltung – all dies sind Punkte, die entscheidend zu verstehen sind, um im Miteigentum entspannt zu leben.
1. Rolle des Verwalters des Miteigentums
Wenn das erste Los eines Gebäudes verkauft wird, entsteht automatisch eine Miteigentümergemeinschaft. Sie fasst alle Miteigentümer zusammen und besitzt eine eigenständige Rechtspersönlichkeit. Der Verwalter des Miteigentums, der eine natürliche oder juristische Person sein kann, ist der gesetzliche Vertreter dieser Gemeinschaft. Er ist mit der täglichen Verwaltung des Miteigentums und der Einhaltung des Miteigentumsreglements betraut und kann im Namen der Gemeinschaft Verträge abschließen sowie Vermögenswerte kaufen oder verkaufen.
1.1. Verantwortlichkeiten des Verwalters des Miteigentums
Die Miteigentümergemeinschaft ist für die Gebäudeversicherung des Miteigentums verantwortlich, die Risiken wie Feuer, Glasbruch, Diebstahl und zivilrechtliche Haftung abdeckt. Das Sondereigentum des Miteigentums gehört einem oder mehreren Miteigentümern, während das Gemeinschaftseigentum das Eigentum der Miteigentümergemeinschaft als ungeteilte Einheit ist. Das Mandat des Verwalters des Miteigentums hat eine maximale Dauer von 3 Jahren und kann nach einer Abstimmung in der Generalversammlung verlängert werden. Zu seinen Aufgaben gehören die Durchsetzung des Miteigentumsreglements, die Führung einer aktuellen Liste der Miteigentümer, die Ausführung der in der Generalversammlung getroffenen Entscheidungen, die laufende Verwaltung, das Eingreifen bei dringenden Arbeiten, die Erstellung des Budgets und der Buchhaltung sowie die Beratung der Miteigentümer. Der Verwalter des Miteigentums wird durch ein Honorar vergütet, das entsprechend den Tausendsteln jedes Loses aufgeteilt wird, und muss über eine vom Ministère des classes moyennes ausgestellte Zulassung zur Immobilienverwaltung verfügen. Es ist außerdem erforderlich, dass der Verwalter über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügt.
1.2. Verwaltungsbeirat
Ein Verwaltungsbeirat, bestehend aus einem Präsidenten und zwei Mitgliedern, ist nicht obligatorisch, kann jedoch durch eine Abstimmung in der Generalversammlung eingesetzt werden. Die gemeinschaftlichen Ausstattungen beziehen sich auf Anlagen, deren Eigentum zwischen bestimmten Miteigentümern ungeteilt ist, je nach ihrem jeweiligen Nutzen für jedes Los.
2. Monatliche Vorschüsse und Nebenkosten
Die monatlichen Vorschüsse und Nebenkosten werden in der Generalversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Für die Eintreibung der Nebenkosten ist keine Zustimmung der Generalversammlung erforderlich. Der Verwalter kann die Eintreibung unter Verwendung von Mitteln wie Kontoauszügen, Mahnungen, Inverzugsetzungen, Zahlungsbefehlen, dem Einschreiten eines Anwalts oder gerichtlichen Vorladungen vornehmen. Es ist die gesamtschuldnerische Haftung zwischen Verkäufer und Käufer bei der Zahlung der Nebenkosten zu beachten. Darüber hinaus benötigt der Verwalter nicht die Zustimmung der Generalversammlung, um dringende Arbeiten durchzuführen.
3. Jährliche Abrechnung und Buchhaltung
Ein Jahresbericht und eine Buchhaltung werden während der jährlichen Generalversammlung vorgelegt. Die Verträge und Rechnungen werden auf den Namen der Miteigentümergemeinschaft ausgestellt. Die Aufteilung der Kosten unter den Miteigentümern erfolgt gemäß dem Miteigentumsreglement. Der Verwalter stellt den Mietern keine Abrechnungen zur Verfügung.
4. Girokonto
Jedes Miteigentum muss über mindestens ein Girokonto verfügen. Der Verwalter kann die Bank wählen, es ist jedoch vorzuziehen, die Zustimmung der Generalversammlung einzuholen. Der Verwalter hat eine Vollmacht über die Girokonten, was obligatorisch ist.
5. Rücklagefonds und Betriebsfonds/Kassenfonds
Der Rücklagefonds dient zur Finanzierung möglicher wichtiger Arbeiten in der Zukunft. Er wird beim Verkauf eines Miteigentumsloses nicht zurückerstattet. Sein Betrag, seine Erhöhung und seine Dotierung werden bei der Generalversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Die Generalversammlung entscheidet, ob und welcher Betrag bei Arbeiten gezahlt werden muss. Was den Betriebsfonds oder Kassenfonds betrifft, so muss dieser den Miteigentümern im Falle des Verkaufs eines Loses zurückerstattet werden. Er dient zur Speisung der Girokonten und funktioniert wie eine Art "Kreditlinie". Sein Betrag, seine Erhöhung und seine Rückerstattung werden bei der Generalversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen.
6. Mieter und Eigentumsübertragung
Der Eigentümer kann von seinem Mieter die Kosten für Instandhaltung, kleine Arbeiten, Energie und Müllentsorgung zurückfordern. Im Falle einer Eigentumsübertragung ist es obligatorisch, den Verwalter zu informieren.
7. Vertikales Kataster
Das vertikale Kataster ist für die notarielle Urkunde obligatorisch.
8. Generalversammlung
Die Generalversammlung ist das Entscheidungsgremium des Miteigentums. Sie findet mindestens einmal im Jahr statt, und bei dieser Sitzung werden die meisten Entscheidungen bezüglich der Verwaltung des Miteigentums getroffen. Es ist daher unerlässlich, die Funktionsweise der Generalversammlung gut zu verstehen.
8.1. Etappen der Generalversammlung
- Erstellung der Abrechnungen: einmal jährlich, gesetzliche Verpflichtung.
- Einladungsschreiben: Versand eines Einladungsschreibens mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort der Generalversammlung, zusammen mit den Vollmachten und der Tagesordnung. Alle Miteigentümer müssen ohne Ausnahme eingeladen werden. Die Einladung wird gene rell per Einschreiben mit einer Frist von 15 Kalendertagen verschickt.
- Abhaltung der Generalversammlung: Ein Vorsitzender leitet die Sitzung, ein Schriftführer verfasst das Protokoll und zwei Stimmenzähler zählen die Tausendstel und überprüfen die Anwesenheitsliste und die Vollmachten sowie die Abstimmungsergebnisse.
- Bericht der Generalversammlung: Widersprechende und abwesende Miteigentümer können eine oder mehrere in der Generalversammlung getroffene Entscheidungen auf geeigneten Rechtswegen anfechten.
8.2. Einhaltung der Fristen
Die Einladung zur Generalversammlung muss mindestens 15 Tage vor der Sitzung verschickt werden. Das Hinzufügen eines Punktes zur Tagesordnung muss innerhalb von 6 Tagen ab dem Datum der Einladung erfolgen. Die Anfechtung eines während der Generalversammlung gefassten Beschlusses muss in einer Frist von 2 Monaten ab dem Versanddatum des Protokolls der Generalversammlung erfolgen. Es gibt keine spezifische Frist für den Versand des Protokolls.
8.3. Die Mehrheiten im Miteigentum
Die während der Generalversammlung getroffenen Entscheidungen unterliegen Mehrheitsregeln. Diese Regeln variieren je nach Bedeutung der zu treffenden Entscheidung. Die Mehrheiten im Miteigentum können in mehrere Kategorien eingeteilt werden:
8.3.1. Einfache oder relative Mehrheit
Angenommen, wenn mehr als 300/1000 dafür stimmen, basierend auf den bei der Generalversammlung anwesenden und vertretenen Tausendsteln. Sie wird verwendet für die Genehmigung der Konten, des Jahresbudgets, der monatlichen Vorschüsse, der Entlastung des Verwalters, der Entlastung des Verwaltungsbeirats, des Rücklagefonds, des Betriebsfonds, von Instandhaltungs- und/oder Reparaturarbeiten bei rissiger oder defekter Fassade (neuer Putz/Fassadenanstrich).
8.3.2. Absolute Mehrheit
Angenommen, wenn mehr als 500/1000 dafür stimmen, wobei alle Tausendstel gezählt werden. Kann eine zweite Generalversammlung erfordern, wenn das Anwesenheitsquorum bei der ersten nicht erreicht wird, woraufhin die Abstimmung mit einfacher Mehrheit erfolgt. Sie wird verwendet für Machtdelegationen, die einer Abstimmung mit einfacher Mehrheit unterliegen, die Bestellung/Abberufung des Verwalters, die Bestellung/Abberufung des Verwaltungsbeirats, bestimmten Miteigentümern gewährte Genehmigungen, Instandhaltungs- und Verbesserungsarbeiten bei rissiger Fassade und schlechtem CPE (Certificat de Performance Énergétique) für zwei neue Isolierfassaden.
8.3.3. Prozentmehrheit oder doppelte Mehrheit
Erfordert mindestens 750/1000 aller Miteigentümer sowie die Mehrheit aller Miteigentümer. Verwendet für Verfügungsgeschäfte, Immobilienerwerbsakte (zum Beispiel die Anmietung eines Gemeinschaftsgartens), die Änderung des Miteigentums reglements, Verwaltungsakte (zum Beispiel die Renovierung der Fassade, die Isolierung des Daches).
Fazit
Der Verwalter des Miteigentums ist ein wesentlicher Akteur für die gute Verwaltung des Miteigentums. Seine Rolle ist komplex und erfordert fundierte Kenntnisse des Miteigentumsrechts. Als Miteigentümer ist es wichtig, seine Rolle und Verantwortlichkeiten zu verstehen, um die Entwicklung Ihres Miteigentums korrekt verfolgen zu können.