Die Rolle des Wohnungseigentumsverwalters verstehen: ein umfassender Leitfaden
Rudolphe ABEN
Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist eine komplexe Organisation, in der Personen mit zum Teil unterschiedlichen Interessen zusammenkommen. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, hat das Gesetz einen zentralen Akteur geschaffen: den Syndikus der Eigentümergemeinschaft. Seine Rolle, seine Befugnisse, seine Verantwortlichkeiten, die Funktionsweise der Generalversammlungen, die Gebühren, die Abgaben, die Konten... Es gibt viele Punkte, die man verstehen muss, um friedlich in einer Eigentümergemeinschaft leben zu können.
1. Die Rolle des Verwalters einer Eigentumswohnanlage
Wenn die erste Einheit eines Gebäudes verkauft wird, entsteht automatisch eine Eigentümergemeinschaft. Sie besteht aus allen Miteigentümern und hat eine eigene Rechtspersönlichkeit. Der Verwalter, der eine natürliche oder juristische Person sein kann, ist der gesetzliche Vertreter der Eigentümergemeinschaft. Er ist verantwortlich für die laufende Verwaltung der Gemeinschaft, die Durchsetzung der Gemeinschaftsordnung und kann im Namen der Gemeinschaft Verträge abschließen sowie Immobilien kaufen oder verkaufen.
1.1 Aufgaben der Gemeinschaft
Die Gemeinschaft ist verantwortlich für die Versicherung der Gemeinschaft gegen Risiken wie Feuer, Glasbruch, Diebstahl und Haftpflicht. Die privaten Teile der Immobilie gehören einem oder mehreren Miteigentümern, während die gemeinschaftlichen Teile der Gemeinschaft als Ganzes gehören.
Die Amtszeit des Verwalters beträgt maximal 3 Jahre und kann nach Abstimmung in der Eigentümerversammlung verlängert werden. Zu seinen Aufgaben gehören die Anwendung der Gemeinschaftsordnung, die Führung des Mitgliederverzeichnisses, die Ausführung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung, die laufende Verwaltung, das Eingreifen bei dringenden Arbeiten, die Aufstellung des Haushaltsplans und der Abrechnung sowie die Beratung der Eigentümer.
Der Wohnungseigentumsverwalter wird auf der Grundlage einer Gebühr pro Tausendstel jeder Parzelle vergütet und muss im Besitz einer vom Ministerium für den Mittelstand ausgestellten Lizenz zur Immobilienverwaltung sein. Außerdem muss er eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen.
1.2 Syndikatsrat
Ein Syndikatsrat, bestehend aus einem Vorsitzenden und zwei Mitgliedern, ist nicht obligatorisch, kann aber durch Abstimmung in der Mitgliederversammlung eingerichtet werden. Als gemeinschaftliche Anlagen gelten solche, deren Eigentum unter bestimmten Miteigentümern entsprechend ihrem jeweiligen Nutzen für die einzelnen Parzellen aufgeteilt ist.
2. Monatliche Vorschüsse und Gebühren
Die monatlichen Vorschüsse und Gebühren werden von der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Die Erhebung von Gebühren bedarf nicht der Zustimmung der Mitgliederversammlung. Der Treuhänder kann die Einziehung durch Mittel wie Kontoauszug, Mahnung, Mahnschreiben, Zahlungsbefehl, Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder gerichtliche Vorladung vornehmen. Zu beachten ist, dass Verkäufer und Käufer gesamtschuldnerisch für die Zahlung der Gebühren haften. Im Übrigen bedarf der Syndikus zur Vornahme dringender Handlungen nicht der Zustimmung der Generalversammlung.
3. Jahresbericht und Rechnungslegung
Der Generalversammlung sind ein Jahresbericht und eine Jahresrechnung vorzulegen. Verträge und Rechnungen lauten auf den Namen der Gemeinschaft. Die Verteilung der Kosten auf die Wohnungseigentümer erfolgt nach der Gemeinschaftsordnung. Die Gemeinschaft erstellt keine Abrechnungen für die Mieter.
4. Kontokorrent
Jede Eigentumswohnung muss über mindestens ein Girokonto verfügen. Der Verwalter kann die Bank wählen, es empfiehlt sich jedoch, die Zustimmung der Eigentümerversammlung einzuholen. Der Verwalter hat eine Vollmacht über die Girokonten, die zwingend erforderlich ist.
5. Reservefonds und Betriebsmittelfonds/Kassenmittelfonds
Der Reservefonds dient der Finanzierung größerer Arbeiten, die in der Zukunft notwendig werden können. Er wird beim Verkauf eines Grundstücks nicht zurückerstattet. Seine Höhe, Aufstockung und Wiederauffüllung werden von der Generalversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Die Generalversammlung entscheidet, ob und in welcher Höhe während der Bauphase Zahlungen geleistet werden.
Das Betriebskapital bzw. der Liquiditätsfonds ist den Eigentümern zurückzugeben, wenn ein Grundstück verkauft wird. Er dient zur Speisung der laufenden Konten und fungiert als eine Art "Kreditlinie". Über seine Höhe, Aufstockung und Rückzahlung entscheidet die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit.
6. Pächter und Abtretung
Der Eigentümer kann von seinem Pächter die Kosten für Instandhaltung, kleinere Arbeiten, Energie und Müllentsorgung verlangen. Im Falle einer Eigentumsübertragung ist der Syndikus zu informieren.
7. Vertikales Kataster
Das vertikale Kataster ist für die notarielle Beurkundung obligatorisch.
8. Die Mitgliederversammlung
Die Generalversammlung ist das beschlussfassende Organ der Eigentümergemeinschaft. Sie findet mindestens einmal im Jahr statt und trifft die meisten Entscheidungen über die Verwaltung der Immobilie. Es ist daher wichtig zu verstehen, wie die Eigentümerversammlung funktioniert.
8.1 Etappen der Generalversammlung
- Feststellung des Jahresabschlusses: Einmal jährlich, gesetzliche Verpflichtung.
- Einberufungsschreiben: Ein Einberufungsschreiben mit Angabe von Datum, Uhrzeit und Ort der Eigentümerversammlung, zusammen mit den Vollmachten und der Tagesordnung. Es müssen ausnahmslos alle Miteigentümer einberufen werden. Die Einberufung erfolgt in der Regel durch eingeschriebenen Brief mit einer Frist von 15 Kalendertagen.
- Durchführung der Generalversammlung: Ein Präsident leitet die Versammlung, ein Sekretär führt das Protokoll und zwei Stimmenzähler zählen die Stimmen und überprüfen die Liste der Anwesenden und der Bevollmächtigten sowie die Abstimmungsergebnisse.
- Protokoll der Eigentümerversammlung: Gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Eigentümerversammlung können die widersprechenden und die abwesenden Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer den entsprechenden Rechtsweg beschreiten.
8.2 Einhaltung der Fristen
Die Einberufung der Eigentümerversammlung hat mindestens 15 Tage vor dem Versammlungstermin zu erfolgen. Ein Punkt muss innerhalb von 6 Tagen nach der Einberufung auf die Tagesordnung gesetzt werden. Ein von der Mitgliederversammlung gefasster Beschluss muss innerhalb von 2 Monaten nach Zustellung des Protokolls der Mitgliederversammlung angefochten werden. Für die Zustellung des Protokolls gibt es keine besondere Frist.
8.3 Mehrheiten bei Miteigentum
Die Beschlüsse der Generalversammlung unterliegen den Mehrheitsregeln. Diese Regeln variieren je nach Bedeutung des zu fassenden Beschlusses. Die Mehrheitsverhältnisse im Wohnungseigentum lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:
8.3.1 Einfache oder relative Mehrheit
Sie ist gültig, wenn mehr als 300/1000 der in der Generalversammlung anwesenden und vertretenen Mitglieder dafür stimmen. Sie wird für die Genehmigung des Jahresabschlusses, des Jahresbudgets, der monatlichen Vorschüsse, der Entlastung des Verwalters, der Entlastung des Gemeinschaftsrates, des Reservefonds, des Betriebskapitals, der Instandhaltungsarbeiten und/oder der Reparatur rissiger oder beschädigter Fassaden (neuer Verputz/neuer Anstrich der Fassade) verwendet.
8.3.2 Absolute Mehrheit
Angenommen, wenn mehr als 500/1000 Stimmen dafür sind, wobei auf das nächste Tausendstel aufgerundet wird. Eine zweite Generalversammlung kann erforderlich sein, wenn das Quorum bei der ersten nicht erreicht wird; dann ist eine einfache Mehrheit erforderlich. Es wird verwendet für die Übertragung von Befugnissen, die eine einfache Mehrheit erfordern, die Ernennung/Abberufung des Verwalters, die Ernennung/Abberufung des Verwaltungsbeirats, die Genehmigung bestimmter Miteigentümer, die Instandhaltung und Reparatur einer rissigen Fassade und einen schlechten Energieausweis für zwei neue isolierte Fassaden.
8.3.3. %-Mehrheit oder doppelte Mehrheit
Erfordert mindestens 750/1000 aller Wohnungseigentümer und die Mehrheit aller Wohnungseigentümer. Gilt für Verkauf, Eigentumserwerb (z.B. Verpachtung eines Gemeinschaftsgartens), Änderung der Gemeinschaftsordnung, Verwaltungshandlungen (z.B. Fassadenrenovierung, Dachdämmung).
Der Vertreter der Wohnungseigentümer ist ein wichtiger Akteur bei der ordnungsgemäßen Verwaltung der Wohnungseigentumsanlage. Seine Rolle ist komplex und erfordert eine gründliche Kenntnis des Wohnungseigentumsrechts. Als Miteigentümer ist es wichtig, seine Rolle und seine Aufgaben zu verstehen, um die Entwicklung Ihres Miteigentums richtig verfolgen zu können.