AML-Verfahren: Eine Gesetzliche Verpflichtung für Immobilienagenturen

Das Ziel des Anti-Money Laundering (AML)-Verfahrens ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Immobilienagenturen wie Nextimmo müssen eine Reihe gesetzlicher Verpflichtungen einhalten, um den geltenden Vorschriften zu entsprechen.

1. Kundenidentifikation (Know Your Customer – KYC)

Bereits beim ersten Kontakt müssen alle wesentlichen Informationen erfasst werden:

• Für Privatpersonen:

  • Name, Geburtsdatum, Adresse
  • Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
  • Wohnsitznachweis (z. B. Stromrechnung)

• Für Unternehmen:

  • Handelsregisterauszug
  • Gesellschaftsvertrag
  • Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten (siehe nächster Punkt)

💡 Falls der Kunde nicht persönlich anwesend ist, ist eine beglaubigte Kopie der Identitätsdokumente erforderlich.

2. Identifikation des Wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owner – UBO)

Wenn ein Kunde ein Unternehmen ist, muss ermittelt werden, wer tatsächlich die Kontrolle über die Gesellschaft hat.

Regeln:

• Jede Person, die mehr als 25 % der Anteile hält, gilt als wirtschaftlich Berechtigter.
• Falls keine Person über 25 % der Anteile verfügt, gilt der Geschäftsführer als UBO.

💡 Achtung bei komplexen Strukturen (Trusts, Holdings), die die wahre Identität der Begünstigten verschleiern könnten.

3. Risikobewertung des Kunden (Risikomatrix)

Jeder Kunde wird entsprechend seinem AML-Risikoniveau eingestuft:

• Geringes Risiko: Lokale Kunden mit transparenten Einkünften.
• Mittleres Risiko: Kunden aus Ländern mit schwacher AML-Regulierung oder mit komplexen Unternehmensstrukturen.
• Hohes Risiko:
  • Politisch exponierte Personen (PEP)
  • Offshore-Firmen oder Unternehmen in Risikoländern
  • Unklare Herkunft von Finanzmitteln

💡 Kunden mit hohem Risiko erfordern verstärkte Überwachung.

4. Überwachung von Transaktionen und Geldströmen

Jede Transaktion muss überprüft werden, um mögliche Unregelmäßigkeiten zu erkennen:

• Ungewöhnlich hohe Beträge ohne klare Erklärung
• Transaktionen aus Hochrisikoländern
• Bargeldzahlungen (strikt verboten)

💡 Keine Transaktion darf ohne abgeschlossenen Identifikationsprozess genehmigt werden.

5. Überprüfung von Sanktionslisten (Name Screening)

Der Name des Kunden muss mit internationalen Datenbanken abgeglichen werden:

• Sanktionslisten (EU, UN, OFAC, Interpol)
• PEP-Datenbanken (Politisch Exponierte Personen)
• Interpol- und Betrugsberichte

💡 Falls ein Kunde auf einer dieser Listen steht, muss die Transaktion gestoppt und gemeldet werden.

6. Laufende Überwachung & Meldepflichten

Nextimmo ist verpflichtet, jede verdächtige Aktivität sofort zu melden:

• Verdächtige Transaktionen müssen an die Financial Intelligence Unit (FIU) gemeldet werden.
• Falls ein Verdacht besteht, kann die Transaktion blockiert werden.
• Ein Kunde kann als "Hochrisikokunde" eingestuft werden, wenn nach der ersten Identifikation neue Erkenntnisse auftauchen.

💡 Wichtige Regel: Jede Kommunikation über laufende AML-Ermittlungen ist streng verboten (No-Tipping-Off-Prinzip).

7. Archivierung & Datenspeicherung

Alle Kundendaten müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden.

Zu archivierende Dokumente:

• Identitätsnachweise und Adressnachweise
• Verträge und Mandate
• Risikobewertungen
• Transaktionsdetails

💡 Behörden müssen jederzeit Zugriff auf diese Dokumente haben.

8. Schulungen & Interne Kontrollen

Alle Mitarbeiter müssen regelmäßig geschult werden, um die AML-Vorschriften einzuhalten.

Ein Geldwäschebeauftragter (LBC/FT) ist für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Sicherstellung der korrekten Umsetzung der Vorschriften.
• Meldung verdächtiger Transaktionen.
• Aktualisierung der AML-Verfahren.

💡 Verstöße gegen die Vorschriften können zu Geldstrafen von bis zu 5 Millionen Euro oder zum Entzug der Betriebslizenz führen.

Fazit

🔹 AML ist keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung.
🔹 Viele Immobilienagenturen unterschätzen dieses Risiko… und setzen sich hohen Strafen aus.
🔹 Wer diese Vorschriften ignoriert, gefährdet sein Geschäft.

💡 Die einzige Lösung: AML-Vorgaben von Anfang an konsequent einhalten.