Comprendre le rôle du syndic de copropriété : un guide complet
Rudolphe ABEN
La copropriété est une organisation complexe, qui réunit des individus aux intérêts parfois divergents. Pour gérer cette complexité, la loi a institué un acteur central : le syndic de copropriété. Sa mission, ses pouvoirs, ses responsabilités, le fonctionnement des assemblées générales, les frais, les charges, la comptabilité, autant de points qu'il est crucial de comprendre pour vivre sereinement en copropriété.
1. Rôle du syndic de copropriété
Lorsque le premier lot d'un bâtiment est vendu, un syndicat de copropriétaires est automatiquement créé. Il regroupe tous les copropriétaires et possède une personnalité juridique distincte. Le syndic de copropriété, qui peut être une personne physique ou morale, est le représentant légal de ce syndicat. Il est chargé de la gestion quotidienne de la copropriété, du respect du règlement de copropriété, et peut conclure des contrats et acheter ou vendre des biens au nom du syndicat.
1.1. Responsabilités du syndic de copropriété
Le syndicat de copropriétaires est responsable de l'assurance de la copropriété, qui couvre des risques tels que l'incendie, le bris de glace, le vol et la responsabilité civile. Les parties privatives de la copropriété appartiennent à un ou plusieurs copropriétaires, tandis que les parties communes sont la propriété du syndicat de copropriétaires en tant qu'entité indivise. Le mandat du syndic de copropriété est d'une durée maximale de 3 ans, renouvelable après un vote en assemblée générale. Ses fonctions incluent l'application du règlement de copropriété, la tenue à jour de la liste des copropriétaires, l'exécution des décisions prises en assemblée générale, la gestion courante, l'intervention en cas de travaux urgents, l'établissement du budget et de la comptabilité, et le conseil aux copropriétaires. Le syndic de copropriété est rémunéré selon des honoraires répartis en fonction des millièmes de chaque lot, et doit disposer d'une autorisation de gestion immobilière délivrée par le Ministère des classes moyennes. Il est également nécessaire pour le syndic de disposer d'une assurance responsabilité civile professionnelle.
1.2. Conseil syndical
Un conseil syndical, composé d'un président et de deux membres, n'est pas obligatoire mais peut être mis en place par un vote en assemblée générale. Les équipements communs font référence à des installations dont la propriété est indivise entre certains copropriétaires, en fonction de leur utilité respective pour chaque lot.
2. Avances mensuelles et charges
Les avances mensuelles et les charges sont votées en assemblée générale à la majorité simple. Le recouvrement des charges ne nécessite pas l'accord de l'assemblée générale. Le syndic peut procéder au recouvrement en utilisant des moyens tels que l'extrait de compte, les rappels, les mises en demeure, les ordonnances de paiement, l'intervention d'un avocat ou des assignations en justice. Il convient de noter la solidarité entre le vendeur et l'acquéreur dans le paiement des charges. Par ailleurs, le syndic n'a pas besoin de l'accord de l'assemblée générale pour effectuer des travaux urgents.
3. Décompte annuel et comptabilité
Un compte rendu annuel et une comptabilité sont présentés lors de l'assemblée générale annuelle. Les contrats et les factures sont établis au nom du syndicat des copropriétaires. La répartition des frais entre les copropriétaires est effectuée selon le règlement de copropriété. Le syndic ne fournit pas de décomptes aux locataires.
4. Compte courant
Chaque copropriété doit disposer d'au moins un compte courant. Le syndic peut choisir la banque, mais il est préférable d'obtenir l'accord de l'assemblée générale. Le syndic a procuration sur les comptes courants, ce qui est obligatoire.
5. Fonds de réserve et fonds de roulement/fonds de caisse
Le fonds de réserve sert à financer d'éventuels travaux importants à l'avenir. Il n'est pas remboursé lors de la vente d'un lot de copropriété. Son montant, son augmentation et son approvisionnement sont votés lors de l'assemblée générale à la majorité simple. L'assemblée générale décide si et quel montant doit être payé lors des travaux. Quant au fonds de roulement ou fonds de caisse, il doit être remboursé aux copropriétaires en cas de vente d'un lot. Il sert à alimenter les comptes courants et fonctionne comme une sorte de "ligne de crédit". Son montant, son augmentation et son remboursement sont votés lors de l'assemblée générale à la majorité simple.
6. Locataire et mutation
Le propriétaire peut récupérer auprès de son locataire les frais d'entretien, de petits travaux, d'énergie et de traitement des ordures. En cas de mutation de propriété, il est obligatoire d'informer le syndic.
7. Cadastre vertical
Le cadastre vertical est obligatoire pour l'acte notarié.
8. Assemblée générale
L'assemblée générale est l'instance décisionnelle de la copropriété. Elle se tient au moins une fois par an, et c'est lors de cette réunion que sont prises la majorité des décisions concernant la gestion de la copropriété. Il est donc essentiel de bien comprendre le fonctionnement de l'assemblée générale.
8.1. Étapes de l'assemblée générale
- Établissement des décomptes : une fois par an, obligation légale.
- Lettre de convocation : envoi d'une lettre de convocation indiquant la date, l'heure, le lieu de l'assemblée générale, accompagnée des procurations et de l'ordre du jour. Tous les copropriétaires doivent être convoqués, sans exception. La convocation est géné ralement envoyée en recommandé avec un délai de 15 jours calendaires.
- Tenue de l'assemblée générale : un président préside la réunion, un secrétaire rédige le procès-verbal et deux scrutateurs comptent les millièmes et vérifient la liste des présences et des procurations, ainsi que les résultats des votes.
- Rapport de l'assemblée générale : les copropriétaires opposants et absents peuvent contester une ou plusieurs décisions prises lors de l'assemblée générale par des voies juridiques appropriées.
8.2. Respect des délais
La convocation à l'assemblée générale doit être envoyée au moins 15 jours avant la réunion. L'ajout d'un point à l'ordre du jour doit se faire dans les 6 jours à partir de la date de convocation. La contestation d'une décision prise lors de l'assemblée générale doit être effectuée dans un délai de 2 mois à partir de la date d'envoi du compte-rendu de l'assemblée générale. Il n'y a pas de délai spécifique pour l'envoi du compte-rendu.
8.3. Les majorités en copropriété
Les décisions prises lors de l'assemblée générale sont soumises à des règles de majorité. Ces règles varient en fonction de l'importance de la décision à prendre. Les majorités en copropriété peuvent être classées en plusieurs catégories :
8.3.1. Majorité simple ou relative
Approuvée si plus de 300/1000 votent pour, en fonction des millièmes présents et représentés lors de l'assemblée générale. Elle est utilisée pour l'approbation des comptes, du budget annuel, des avances mensuelles, du quitus au syndic, de la décharge au conseil syndical, du fonds de réserve, du fonds de roulement, des travaux d'entretien et/ou de réparation de façade fissurée ou cassée (nouveau crépi/peinture de façade).
8.3.2. Majorité absolue
Approuvée si plus de 500/1000 votent pour, en comptant tous les millièmes. Peut nécessiter une deuxième assemblée générale si le quorum de présence n'est pas atteint lors de la première, puis le vote se fait à la majorité simple. Elle est utilisée pour les délégations de pouvoir soumises au vote à majorité simple, la désignation/révocation du syndic, la désignation/révocation du conseil syndical, l'autorisation accordée à certains copropriétaires, les travaux d'entretien et d'amélioration de façade fissurée et mauvais CPE (Certificat de Performance Énergétique) pour deux nouvelles façades isolantes.
8.3.3. Majorité des % ou double majorité
Nécessite au moins 750/1000 de tous les copropriétaires et la majorité de tous les copropriétaires. Utilisée pour les actes de disposition, les actes d'acquisition immobilière (par exemple, la location d'un jardin commun), la modification du règlement de copropriété, les actes d'administration (par exemple, la rénovation de la façade, l'isolation du toit).
Conclusion
Le syndic de copropriété est un acteur essentiel pour la bonne gestion de la copropriété. Son rôle est complexe et demande une connaissance approfondie du droit de la copropriété. En tant que copropriétaire, il est important de comprendre son rôle et ses responsabilités pour être capable de suivre correctement l'évolution de votre copropriété.