Guide pas à pas de la conformité AML pour les agences immobilières

L’objectif de la procédure Anti-Money Laundering (AML) est de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Les agences immobilières, comme Nextimmo, doivent respecter une série d’obligations légales pour se conformer aux réglementations en vigueur.

1. Identification du client (Know Your Customer – KYC)

Dès le premier contact, toutes les informations essentielles doivent être collectées :

• Pour les particuliers :

  • Nom, date de naissance, adresse
  • Copie de la carte d’identité ou du passeport
  • Justificatif de domicile (ex. facture d’électricité)

• Pour les entreprises :

  • Extrait du registre du commerce
  • Statuts de l’entreprise
  • Identification des bénéficiaires effectifs (voir étape suivante)

💡 Si le client n’est pas physiquement présent, une copie certifiée conforme des documents d’identité est obligatoire.

2. Identification du bénéficiaire effectif (Ultimate Beneficial Owner – UBO)

Lorsqu’un client est une entreprise, il est essentiel de déterminer qui contrôle réellement la société.

Règles à suivre :

• Toute personne possédant plus de 25% des parts est considérée comme bénéficiaire effectif.
• Si aucune personne ne dépasse 25%, le dirigeant de l’entreprise est considéré comme UBO.

💡 Attention aux structures complexes (trusts, holdings) qui peuvent masquer la véritable identité des bénéficiaires.

3. Évaluation du risque client (Matrice de risques)

Chaque client est classé selon un niveau de risque AML :

• Faible risque : Clients locaux avec des revenus transparents.
• Risque moyen : Clients venant de pays à réglementation AML faible ou avec une structure complexe.
• Haut risque :
  • Personnes Politiquement Exposées (PEP)
  • Sociétés offshore ou situées dans des pays à risque
  • Fonds d’origine peu claire

💡 Un client à haut risque nécessite une vigilance renforcée.

4. Surveillance des transactions et flux financiers

Chaque transaction doit être analysée afin d’identifier d’éventuelles anomalies :

• Montants anormalement élevés sans explication claire
• Transactions en provenance de pays à haut risque
• Paiements en espèces (strictement interdits)

💡 Aucune transaction ne doit être validée avant la fin du processus d’identification.

5. Vérification des listes de sanctions (Name screening)

Le nom du client doit être comparé aux bases de données internationales :

• Listes de sanctions (UE, ONU, OFAC, Interpol)
• Base de données PEP (Personnes Politiquement Exposées)
• Interpol et rapports de fraude

💡 Si un client figure sur l’une de ces listes, la transaction doit être stoppée et signalée.

6. Surveillance continue & obligations de déclaration

Nextimmo est tenu de signaler toute activité suspecte immédiatement :

• Les transactions douteuses doivent être déclarées à la Cellule de Renseignement Financier (CRF).
• En cas de suspicion, la transaction peut être bloquée.
• Un client peut être reclassé en “haut risque” si de nouveaux éléments apparaissent après l’identification initiale.

💡 Règle clé : Toute communication sur une enquête AML en cours est interdite (principe du No-Tipping-Off).

7. Archivage & conservation des données

Toutes les informations clients doivent être conservées pendant au moins 5 ans.

Documents à archiver :

• Pièces d’identité et justificatifs
• Contrats et mandats
• Évaluations des risques
• Détails des transactions

💡 Les autorités doivent pouvoir accéder à ces documents à tout moment.

8. Formations & contrôles internes

Tous les employés doivent être régulièrement formés sur les obligations AML.

Un Responsable LBC/FT (Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) est chargé de :

• S’assurer de l’application correcte des règles.
• Déclarer les opérations suspectes.
• Mettre à jour les procédures AML.

💡 Les manquements à la réglementation peuvent entraîner jusqu’à 5 millions d’euros d’amende ou le retrait de la licence d’exploitation.

Conclusion

🔹 L’AML n’est pas une option, c’est une obligation légale.
🔹 Trop d’agences immobilières sous-estiment ce risque… et s’exposent à des sanctions sévères.
🔹 Ignorer ces règles, c’est mettre en danger son business.

💡 Seule solution : respecter les obligations AML dès le premier contact avec un client.